Outsourcing av IT: 10 ting du bør huske på

 

Hovedsakelig er ikke dette noe annet enn at du overlater IT-arbeid til en ekstern, spesialisert bedrift. Tjenestene som leveres, kan være alt fra utvikling av små eller store apper til full drift av hele IT-avdelingen, inkludert sikkerhetsstyring og administrasjon av servere.

Fordelene med en slik løsning kan være mange, og den største er ofte reduserte arbeidskostnader. I et land som Norge er det rift om de beste IT-spesialistene, og dette gjenspeiles i prisene. Andre steder i verden har rikelig tilgang til en arbeidsstokk av kompetente spesialister, og lavere levekostnader bidrar også til at lønningene kan holdes på et lavere nivå.

 

Men også her finnes det noen snubletråder du bør være oppmerksom på. Her er ni grunnleggende tips for å unngå dem.

1. Valg av samarbeidspartner

Når du ønsker å outsource, og i hvilken grad du skal gjøre det, kan det være viktig å vurdere samfunnsstrukturen i landet du skal outsource til. Hvordan er kompetansenivåene? Snakker de godt engelsk? Har de tilstrekkelige teknologiske ressurser og prosesser? Kort sagt: Er de i stand til å gjøre det du forventer?

2. Oppgaveanalyser

Før du inngår en kontrakt med et team i utlandet, er det viktig å lage en plan over oppgavene du vil overlate til dem. Grundig spesifisering av ansvarsområder og forventede resultater er nyttige, og reduserer misforståelser og feil. Analyser kan også vise at oppgaver kan gjennomføres «på huset», og at man kanskje ikke trenger sette dem ut.

3. Motivering av partnere

Outsourcing innebærer vanligvis et langvarig samarbeid, og bør derfor ses på lik linje med ansatte. En god outsourcing-forbindelse kan være essensiell for å oppnå målene til bedriften. Så når du skal bli kjent med den nye partneren, er det viktig å finne ut hvordan du kan motivere partneren til å gjøre en best mulig innsats for å løse oppgavene.

 

4. Informasjonsflyt

Som sagt er outsourcing ofte et langsiktig samarbeid. Derfor er det viktig å gi partneren din nok kunnskap om bedriften, så de kjenner rutinene og hva som er viktig for bedriften, og hvorfor. Et godt forhold til partneren er et hvor informasjonen flyter begge veier, slik at man kan utvikle en prosess basert på analyser av tjenesteyterens spesifikke behov – altså hva partneren trenger å vite for å gjennomføre oppgavene riktig. Denne planen bør omfatte:

1. Informasjonen som skal overføres
2. Peke ut personer som har ansvar for overføring av informasjonen
3. Metoder som skal brukes for overføring av nødvendig informasjon
4. Tiden bedriften setter av for overføringen.

En slik plan vil gjøre veien til et vellykket samarbeid mye kortere, og mer nøyaktig. Riktig kommunikasjon og overføring av informasjon vil gjøre det enklere for oppdragstakeren å sette seg inn i målsetningene til oppdragsgiveren, og kan dermed gjennomføre jobben enklere og mer effektivt.

5. Samarbeidsstrukturen

Å samarbeide med et team der man i hvert fall har en del geografiske grenser som krysses, er litt forskjellig fra å jobbe med folk som er en integrert del av organisasjonen. Så når du delegerer oppgaver til en outsourcing-partner, må du også tilpasse bedriften din til nye arbeidsmetoder. Dette gjelder først og fremst en klar og transparent styringsstruktur som partene må bli enige om. Avtalen inkluderer blant annet en detaljert kontrakt som spesifiserer et garantert servicenivå og metoder for måling av ytelse. Slike elementer kan langt på vei løse – og til og med forhindre – visse problemer, og gjøre samarbeidet bedre.  

6. Språk og kultur

Når du skal jobbe med en utenlandsk partner, må du være klar over at kulturen, språket og arbeidstiden kan være veldig ulik fra land til land. Ikke alle land behersker engelsk like godt. Nå du velger en samarbeidspartner, må du være trygg på at dere kan kommunisere på et felles språk, og på et høyt nivå. Husk at en rask prat om enkle ting ikke forteller noe om partnerens evne til teknisk kommunikasjon – og slikt vil det bli mye av.

7. Virtuell kommunikasjon

Kommunikasjon via ulike online-løsninger er nå dagligdags, og nettmøter har visket ut grensene mellom leverandører og kunder. Likevel er det viktig at du er sikker på at en samarbeidspartner er profesjonell på dette området, og kan bruke verktøyene på en trygg måte.

8. Motivasjon av ansatte

Vi har sett litt på motivasjon av en partner, men også de ansatte kan trenge dette. Det er mulig at man opplever synkende motivasjon hos ansatte når man setter bort større oppgaver. Det kan være at ansatte tviler på sin egen kompetanse ved for eksempel å oppleve at ting de møysommelig har lært seg, kan utføres av IT-partnere som kommer rett fra skolebenken i andre land. Her er god kommunikasjon viktig, slik at de ansatte forstår hvorfor bedriften leier et outsourcing-team, og hvilke mål bedriften ønsker å oppnå med dette.

9. Profesjonell support gjennom hele outsourcing-prosessen

Profesjonell support fra konsulenter viser seg ofte å være en god investering når man velger en outsourcing-partner. Veiledning fra en konsulent er utvilsomt med på å bedre samarbeidet mellom partneren og de ansatte, og tilfører kunnskap om en samarbeidsmetode bedriften kanskje ikke har brukt tidligere. En slik person fungerer som en slags los i ukjente farvann.

10. Vær smart!

Outsourcing av IT-tjenester er en relativt ny bransje, og har et stort potensial. Men som med alle nye ting, er det mulig å treffe skjær i sjøen. Og da er det nyttig å være forberedt på kollisjoner – eller aller helst å unngå dem helt.

 

Det sies at smarte folk lærer av sine feil. Men det finnes også noen som er smartere, og i stedet lærer av andres feil. Sørger du for å være i den siste kategorien, kan du trygt se på outsourcing som en gunstig løsning for deg.