Pre-implementeringsanalyse som en "garanti" for prosjektets suksess

Finn ut hvorfor det er verdt å bli kjent med systemet ditt i god tid før det implementeres.

**automatisk oversatt tekst**

Det utformede IT-systemet skal generelt oppfylle de antatte funksjoner og forhåndsbestemte mål. Men til tross for all innsats, blir ikke alle prosjekter til slutt vellykket. For å redde deg fra den skuffelsen, vil vi gjerne diskutere noen faktorer som avgjør om et prosjekt blir en suksess.

Å jobbe med et IT-prosjekt er en omfattende prosess, og det spiller ingen rolle om du går for en liten applikasjon eller en omfattende plattform. Selve planen består av separate stadier og en rekke oppgaver. Deres felles mål er å utvikle et IT-produkt tilpasset kundens behov. Med kompetanse på feltet er vi enige om én ting. En kritisk faktor som i stor grad bestemmer suksessen til et slikt prosjekt er pre-implementeringsanalysen.

Pre-implementeringsanalyse – hvorfor er det så viktig?

Pre-implementeringsanalysen er en serie aktiviteter som utføres på stadiet av å forberede et IT-prosjekt. Deres primære mål er å oversette forretningsforutsetninger til den tekniske beskrivelsen. Så vi kan si at det er en spesifikasjon av alt arbeid som må gjøres for å lykkes med å implementere et produkt.

Nå burde det være åpenbart hvorfor du ikke bør ta lett på analysen, ikke når du skal implementere et nytt system, eller forbedre det du allerede har. Dessverre er det mange gründere og leverandører som undervurderer forretningsverdien. I kundenes øyne er det ofte en meningsløs handling som genererer unngåelige kostnader og som ikke bidrar til prosjektet i det hele tatt. Det skjuler seg vanligvis under holdningen: "Jeg ansetter en profesjonell for å få det gjort".

Leverandører hopper ofte over emnet med vilje og med god grunn. Under analysen risikerer de at produktet deres kan være uegnet for en potensiell kunde. For å unngå det får klienten rett og slett et riktig gjennomført behovsanalysedokument. Den beskriver hvordan systemfunksjonene deres vil fungere i klientens system.

Hvis vi oppfatter pre-implementeringsanalysen som et ubrukelig verktøy, er vi nødt til å møte mange problemer i løpet av programmerings- og implementeringsstadiene.

For eksempel ønsker Joe, en butikkjedeeier, å utvide virksomheten sin og begynne å selge over Internett. Han går på internett for IT-leverandører på jakt. Til slutt finner han et anstendig programvarehus. Tilbudet deres dekker e-handelsimplementeringer og, så han sender dem en forretningsforespørsel. Han beskriver kort sine behov og hvilke funksjoner nettbutikken hans skal ha. Fra en klients synspunkt gir henvendelsen mening. På dette tidspunktet står IT-leverandøren overfor følgende dilemma: Hvordan skal jeg tilby og sitere noe med så lite informasjon? Det er et reelt problem fra IT-synspunkt generelle henvendelser inneholder rudimentær eller ingen nyttig informasjon de kan bruke.

La oss gjøre en enkel og jordnær sammenligning. La oss si at du planlegger å bygge et enebolig. I scenariet, spør du eiendomsutvikleren om byggekostnaden, kvadratmeterne og antall rom? Når du får den informasjonen, er du klar til å ta det tilbudet og kjøpe det huset med en gang? Jeg tipper nei... Du vil gjerne vite mer...

Likevel er problemet svært vanlig i IT-markedet. Innkommende forespørsler om tilbud er tvetydige. Det er svært vanskelig å bestemme IT-prosjektets arbeidsomfang, budsjett eller tidsplan.

Hvordan lager så IT-selskapene et tilbud for sine tjenester? Det er 3 muligheter.

Bare for å svare på en potensiell kundehenvendelse, sender IT-leverandørene sitt felles tilbud uten å spørre om ytterligere detaljer. Naturen til responsen er veldig generell, inkludert prosjektets arbeidsomfang, budsjettet og tidsplanen varierer.
Det andre, enda mer omfattende, tilbudsalternativet. Du har noe som er mer spesifikt enn et generelt svar og mye mindre spesifikt enn selve pre-implementeringsanalysen. IT-leverandøren kan enten tilby et kort møte, en videokonferanse, eller be deg samle inn ekstra implementeringsdetaljer. I scenariet får du et foreløpig estimat som omfatter mange IT-produkt- og budsjettvarianter.
Det beste og mest optimale alternativet er den fullstendige pre-implementeringsanalysen. Når Software House har samlet all nødvendig informasjon, kan de presentere tilbudet for den potensielle kunden. Resultatet i seg selv er IT-spesifikasjonsdokumentet som beskriver den spesifikke bedriftens behov og forretningsmål. Først etter å ha gjort det, lager de prislisten for prosjektgjennomføring.

Det er ingen overraskelse at den faktiske pre-implementeringsanalysen holder vannet. Både for IT-leverandøren og en potensiell kunde. På begge sider er det mulig å ta den mest informerte beslutningen om IT-prosjektet og sjekke om samarbeidet kan gå videre.

Likevel, hvorfor er pre-implementeringsanalysen den beste løsningen?

Det er andre grunner til å investere i pre-implementeringsanalysen. Som oppdragsgiver får du styre prosjektet. Det bidrar til å unngå misforståelser og overvinne hyppige utfordringer under implementeringsfasen. Leverandøren kjenner også dine endelige forventninger og jobber for å møte dem. Å nå en slik konsensus er trolig den vanskeligste utfordringen for begge prosjektsidene, men lover godt for fremtidig samarbeid.

Det som ofte skjer er at klienten sender en forslagsforespørsel med en fast løsning. Det kommer ikke av uvitenhet; Det er generelt sett bra at kunden vet hva bedriftens faktiske behov er. Problemet ligger i å være uvitende om løsningens kompleksitet og det faktum at resultatene under implementeringsfasen ganske enkelt kan endre seg - ettersom tilleggsbehovene kan spille inn. Å være åpen for den tilnærmingen bidrar til å unngå ekstra kostnader og forlenge prosjektets gjennomføringstid.

For å bevise det vil vi minne om Joe, butikkeieren som ønsket å selge på nettet. Han vil være hovedpersonen i historien vår. Joe er allerede forbi å velge IT-leverandøren sin, og arbeidet med butikken hans har begynt. Likevel, under implementeringen, har han ombestemt seg om noen butikkfunksjoner. De ble unødvendige, og det er ingen grunn til å introdusere dem. I stedet vil han gjerne introdusere andre moduler og funksjoner. Arbeidet med nettbutikken til Joe er imidlertid allerede i gang. Jada, det kunne vært enda verre, Joes prosjekt var nesten fullført. Hva skal IT-leverandøren gjøre med tiden brukt på prosjektutviklingen? Det er også ukjent om det er mulig å introdusere nye moduler eller funksjoner. Hva med Joes planlagte budsjett for investeringen? Hvem skal være den som skal dekke merkostnadene og bære konsekvensene av å «ikke fullføre prosjektet i tide»? Å være klar over at et slikt problem kan skje, lar sikkert alle involverte unngå det ved å iverksette nødvendige tiltak, det vil si pre-implementeringsanalysen.

Likevel er det ingen garantier for at situasjoner som dette ikke vil skje, men du kan unngå mange problemer i begynnelsen. Å være proaktiv og forsiktig i IT-prosjekter reduserer disse prosjektenes risiko betydelig.

Hva er kundenes fordeler knyttet til pre-implementeringsanalysen?

Prosjektkostnaden reelle forventninger
Under analysen mottar klienten det offisielle dokumentet som dekker alle de viktigste prosjektaspektene. Dermed er det mye lettere å kontrollere kostnadene. Jo færre ukjente variabler vi har, desto mer nøyaktig er prisingen. Prosjektets tilbud viser nøyaktig betingelsene begge sider har gått med på. Selve analysen har en tilleggsavgift, men til slutt gir den målbare besparelser.
Redusere prosjektets implementeringstid
Etablering og kjennskap til alle arbeidene innenfor IT-prosjektet gjør det mulig å bestemme mer nøyaktig hele tidsplanen samtidig som reservebufferen minimeres. Bedre planlegging og ressursbestilling kreves for å fullføre prosjektarbeidet på et hvilket som helst stadium effektivt. Som et resultat reduserer vi nedetiden forårsaket av flere årsaker. Det kan for eksempel hende at IT-leverandøren må vente på nøkkelinformasjon, eller på å levere ressurser som mangler.
Introdusere endringer i et eksisterende prosjekt
Pre-implementeringsanalysen gir en sjanse til å se hvordan systemet vil se ut og fungere før det endelig implementeres. Det er en betydelig fordel, ettersom kunden kan verifisere den foreløpige ideen eller til og med "teste" den med selskapets ansatte i det daglige arbeidsmiljøet. La oss si at noen klients forventninger ikke stemmer overens eller fungerer som de skulle. Da kan IT-leverandøren fortsatt endre det, uten drastiske tiltak, eller til og med unngå ekstra kostnader.

Økte sjanser for et vellykket IT-prosjekt
Etter analysen er både klienten og selskapet på samme side når det gjelder organisasjonens forretningsbehov og forventninger. Det er en mye større sjanse for å fullføre prosjektet med suksess og garantere at alle prosjektmål er der.
Ytelsesgaranti
Å definere en liste over systemfunksjoner gir et referansepunkt for klienten og IT-selskapet. Når prosjektet er fullført, kommer det en tid for å bekrefte det endelige implementeringsresultatet. Hvis systemet ikke klarte å oppfylle de definerte forutsetningene, kan du alltid referere til og stole på det spesifikasjonsdokumentet.
IT-rådgivning
Å ansette et eksternt profesjonelt IT-selskap er noe våre kunder praktiserer ofte. Den generelle fordelen er å identifisere interne problemer av en utenforstående som ellers ikke ville blitt oppdaget. Det kan føre til en viktig og verdifull diskusjon. Det kan være oppdragsgiver som ønsker å stille spørsmål, mens IT-leverandøren vil gi et profesjonelt svar.
Bli kjent med IT-teamet
Når analysen avsluttes, har både bedrifter og team allerede noen private inntrykk av hverandre. Bruk denne tiden til å reflektere over hvordan samarbeidet går. Se opp for et "grønt" eller "rødt lys" i løpet av denne tiden. Disse skiltene kan vise deg hvor godt eller rett og slett dårlig fremtidig prosjektsamarbeid kan se ut.

Hva er fordelene med forhåndsimplementeringsanalyse for entreprenøren?

Klare forventninger
Analysestadiet gjør det mulig å kombinere byggherrens og entreprenørens visjon om et prosjekt og se hvor godt det passer sammen. Jo bedre du systemiserer alle systemkravene, jo klarere bilde får du. På grunn av samarbeid skaper begge sider den fullstendige programvarespesifikasjonen. IT-entreprenørens team lærer hva deres oppgaver er, og hva de jobber mot. Det gjør samarbeidet enklere å kontrollere, bidrar til å unngå hyppige misforståelser.
Planlegging av arbeidsplanen
Riktig arbeidsplanlegging gjør det mulig å inkludere alle bedriftens behov og forventninger. Den lar deg holde oversikt over alle prosjektoppgaver, selv om leverandøren din kjører flere parallelle prosjekter. IT-leverandøren bevæpnet med en plan kan optimere oppgavearbeidsmengden og den totale arbeidstiden. Det garanterer ingen stillstander, og alle prosjektoppgaver kan fortsette uten avbrudd. Mens IT-leverandøren planlegger systemfunksjonene, kan teamet oppdage potensielle feil på forhånd. Til slutt forkorter det implementeringstiden.
Kundens involvering i IT-prosjektet
Dessverre er mangelen på kundeinvolvering et vanlig problem. I det scenariet har IT-spesialistene en tøff nøtt å knekke. Det er opp til dem å avgjøre visse systemproblemer eller nyanser. Noen situasjoner krever klientens oppmerksomhet mer enn andre. Stilt overfor slike problemer fører det til en uønsket frustrasjon og ytterligere prosjektstagnasjon. For å unngå det, i løpet av analysestadiet, er det viktig å bygge for deg selv et sterkt partnerskap med din IT-leverandør. Den skal ha et solid fundament basert på samarbeid. En gang, begge sider får disse tingene ut av veien, og diskuterer deres tilnærming til prosjektet, forsvinner store problemer ganske enkelt. De eneste som gjenstår å diskutere er små detaljer.

Hva innebærer pre-implementeringsanalysen?

Denne typen analyser varierer i forhold til tilnærminger, mye avhenger av kundens og leverandørens partnerskap. La oss ikke glemme, å velge arbeidsmetode spiller en god del. Analyseprosessen går langs disse linjene:

I diagrammet ovenfor ser du at kommunikasjon er grunnlaget for vellykket implementering. Intervjuene med kundens team er nøkkelen. Målet deres er å diskutere og definere alle systemdriftsforventninger og tekniske krav. Deretter samler konsulentene all informasjon for å planlegge prosjektoppgavene. Alt dette for å bli kjent med kundens forretningsmiljø og den nåværende bedriftssituasjonen. Slik ender vi opp med et omfattende IT-prosjektdokument. Den inneholder bedriftens forretningsbehov, sammen med spesifikasjonen av funksjonelle og ikke-funksjonelle krav.

Det er mulig å dele opp pre-implementeringsanalysen i 2 forberedelsestrinn. Den ene dekker virksomhetsanalysen, mens den ene omhandler IT-kravspesifikasjonen.

Forretningsanalysen handler om å definere bestemte forretningsprosesser i bedriften din, mens prosjektimplementeringen forener dem alle i ett system. Det er viktig å definere alle disse variablene separat helt i begynnelsen, siden det avslører deres relevans og setter dem i et sentrum. Først tar du en nøye titt inn i bedriften din, blir kjent med hvordan løsrevne funksjoner, prosesser og elementer fungerer sammen. Deretter er det på tide å definere og bli enige om hva og hvordan du skal koble dem alle til én velsmurt maskin, det vil si den beste IT-bedriftsløsningen. Noen ganger kan implementering av en, men en spesifikk virksomhetsendring, gjøre mirakler. Den har enda et gunstig aspekt ved seg, lar deg og IT-leverandøren oppdage eventuelle avvik eller aspekter som er mulig å automatisere og optimalisere.

Pre-implementeringsanalysen tilstreber å designe eventuelle forretningsprosessmodeller med bedriftstaksonomien. For å visualisere selskapets komplekse prosesser bruker vi ofte spesialistdiagrammer. En av dem er BPMN, som står for Business Process Model and Notation. Eller EPC (Event-Driven Process Chain), eller BPEL, dvs. Business Process Execution Language. Den mest populære BPMN, Business Process Model og Notation er allsidig på grunn av sin godt beskrevne metamodell. De fleste verktøy og ulike BPMS-systemer (Business Process Management System) på markedet støtter modelleringsnotasjonstilnærmingen.

BPM-analyse gir svar på slike spørsmål som:

Hva og hvor er bedriftens flaskehalser?
Hva er organisasjonens faktiske forretningsbehov?
Hvilke bedriftsprosesser krever optimalisering og automatisering?
Hva er gjennomsnittlig tid og kostnad for disse separate bedriftsprosessene?løsningene.

Pre-implementeringsanalysen dekker alle oppgaver knyttet til å definere kravspesifikasjonen. Her tar IT-teamet tak i hele konseptet med systemdesign. Dokumentet beskriver i lengden følgende elementer:

Funksjonelle krav (FR) er alle produktfunksjoner systemet kan tilby deg. Den definerer også hvordan applikasjonen vil oppføre seg under spesifikke forhold og i et bestemt miljø. Hensikten er å vise den overordnede systemvisjonen og dens mål, og dens utviklingskontekst.
Ikke-funksjonelle krav (NFR) er begrensningene og standardene som systemet må samsvare med. De gjelder slike problemer som ytelse, tilgjengelighet, pålitelighet, sikkerhet eller systemskalerbarhet, og overholdelse av eventuelle juridiske standarder.

Når du definerer FR-er, er bruk av Use Case-modellene (UC) et uatskillelig aspekt. Tanken er å presentere systemtjenestene via en grafisk og interaktiv representasjon for en bruker. I det øyeblikket tester vi ut bruker-system-interaksjonen. Disse UML-begrepsdiagrammodellene omfatter flere elementer, f.eks. aktørene, brukstilfeller og systemobjekttilknytning og avhengighetsrelasjoner. I ordningen er aktørene administratorer, leverandører eller klienter, i utgangspunktet alle som samhandler med systemet, og har en spesifikk systemrolle. Mens UC-er er spesielle handlinger du utfører i et system. Assosiasjoner mellom UC-er bestemmer systemets atferdsscenario.

Det er like viktig å beskrive eventuelle systemmoduler. Det skjer under etablering av funksjonskrav. For å visualisere hvordan modulfunksjonene fungerer og verifisere om de støtter ordninger, utarbeider IT-teamene systemmodeller. Hvis alt går på skinner, blir de senere til prototyper.

Mock-upene er mindre enn prototyper, men likevel mye mer enn wireframes. De viser nøyaktig hvordan den endelige produktversjonen vil fungere og hvordan brukerne samhandler med systemet. Det er en sjanse til å danne deg et inntrykk av systemdesignet. Ved å se og klikke på mock-upen ser du layouten eller om plasseringen av sideblokker/elementer er logisk og intuitiv. Mock-up-tilnærmingen er uvurderlig fra IT-synspunkt. Allerede under analysen, du og ditt IT-selskap, kan vi fange opp eventuelle inkonsekvenser og verifisere om foreslåtte ideer vil fungere. Det er enda en fordel her, som skiller det visuelle aspektet fra det konseptuelle. De fleste er visuelle, de fokuserer på farger, stil eller innhold. Med IT-prosjekter bør 100 % av oppmerksomheten vår være på systemfunksjonaliteten, dets overordnede konsept. Mockups gjør akkurat det. La oss kort oppsummere hva mockup viser:

hovedsidevisningen og nøkkelundersidevisningen, sammen med beskrivelsene deres,
layout og beskrivelse av blokker, inkludert funksjonene deres,
layout og aktivitetsbeskrivelsessystem brukere og administratorer utfører.

Før du utvikler en mock-up, utvikler og beskriver IT-leverandøren selskapets AI (Information Architecture). Vanligvis er det enten en tjeneste eller et systemkart. Vi definerer den nevnte AI, dens hierarki og navnesystemet. Vi har designet plattformer som omfatter hundrevis eller til og med tusenvis av sammenvevde forskjellige datatyper. Å ordne det hele på en transparent måte gjør det lettere for brukerne å jobbe med systemet i fremtiden. Informasjonsarkitektur kobles til prinsippet om brukervennlighet, brukeropplevelse (UX) design og kunnskapshåndtering.

Selv om de ikke-funksjonelle kravene (NFR) ikke direkte refererer til systemets funksjoner, har de en enorm innvirkning på systemets kvalitet, effektivitet og drift. For å si det enkelt, fokuserer de på de tekniske parametrene og programvarekonfigurasjonen. Du kan si de er som systemvakter. NFR-er sørger for at standardene og begrensningene i et system oppfyller tre viktige aspekter:

Applikasjonsytelse, dvs. krav inkluderer systemets effektivitet, effektivitet, pålitelighet eller skalerbarhet,
Forretningsdrift, det vil si alle aspekter knyttet til selskapets forretningsstrategi, gjeldende standarder, verdier, implementeringsmetode, programmeringsspråk eller operativsystem (OS),
Systemmiljø, det vil si alle eksterne faktorer, nemlig juridiske eller etiske krav, inkludert sikkerhetstiltak, integrasjoner med eksterne systemer.

I virkeligheten bør prosjektlisten du bør sette sammen med IT-leverandøren din være veldig lang. På den sjekklisten inkluderer du helt sikkert forretningsmålene dine, systemtekniske parametere og det overordnede arbeidsomfanget. Dette er ganske standard med IT-prosjekter. Men alt avhenger fortsatt av hva du velger, system- eller applikasjonstype, og IT-miljøet du har i din bedrift. La oss si at du må designe et system som krever flere integrasjoner med andre systemer, som ERP, WMS og eksterne betalingsoperatører. Arbeidet med prosjektet ville innebære å legge til spesielle regler, slik at alle systemene ville fungere problemfritt sammen. I tilfelle du ønsker å erstatte ditt nåværende system med et annet, må du sørge for at det er mulig å migrere data. Planlegg det for å redusere nedetiden til et minimum.

Hvis du og IT-leverandøren gjennomfører pre-implementeringsanalysen, vil dere være på samme side og kjøre det samme prosjektet. Etablering av partnerskapets grunnregler, å ha samme kunnskap om prosjektet vil ikke skade deg. Pre-implementeringsanalysen vil hjelpe dere begge med å estimere prosjektbudsjettet, tidsplanen og omfanget av arbeidet.

For å oppsummere er pre-implementeringsanalysen en suksess hvis:

Bedriftens forretningsprosesser er veldefinerte,
Prosjektets mål og forventet resultat,
Funksjonelle og ikke-funksjonelle krav skisserer,
Modul- eller funksjonsliste sammen med applikasjonen og driften,
Informasjonsarkitektur (AI) modell.

Husk, lag et gjennomsiktig dokument for begge sider: deg og din IT-leverandør.

Likevel, er det mulig å gå i gang med et prosjekt uten forhåndsimplementeringsanalyse?

Det nåværende markedet beviser at det er mulig, men... Akkurat, det er et "men". Det er den enorme RISIKOEN du tar på deg, og ingen prosjektomfang tar til et helt nytt nivå. Det vi vet er at store og komplekse prosjekter krever en grundig pre-implementeringsanalyse. Med et enklere prosjekt kan IT-ekspertrådgivning og tett samarbeid mellom bedrifter være akkurat nok. Ingenting er imidlertid tryggere enn en profesjonell pre-implementeringsanalyse. De samlede fordelene oppveier kostnadene og oversettes til reelle besparelser i det lange løp. Det er ikke en gratis tjeneste, men du får mye for pengene.

Å drive store IT-prosjekter har ingenting med flaks å gjøre, men iherdig forberedelse av hele teamene. Det er ingenting som den velkjente sjokoladeboksen eller å kjøpe en katt i en sekk. Det henger rett og slett ikke med IT. Hva gjør? Pre-implementeringsanalysen. Det er din garanti for at prosjektstarten vil ende vellykket, og du vil ende opp med akkurat det du ønsket.