Intranettfunksjoner du bare må ha i 2021

**automatisk oversatt tekst**

Vet du at det har gått over ett år siden pandemien startet? Det drev bedrifter over hele verden til å bruke IT-verktøy i større grad. Nå, mer enn noen gang, er digitalisering måten å drive virksomheten din på. Å bli "digital" gir en utmerket anledning til å redesigne dine forretningsvekststrategier.

Intern kommunikasjon er en flott start på din digitale reise. Slå det sammen med bedriftsdigitalisering og se hva som skjer og medarbeidernes skyld. "Digitale" eksterne nettbaserte verktøy er obligatoriske tiltak for å gjøre forretninger som vanlig. Du hører at intranett nå er selve arbeidsplassen, eller rettere sagt en digital arbeidsplass, som noen liker å kalle det. Det er sentralisert og restriksjonsfritt, noe som hjelper. Likevel bringer det frem mer gyldige spørsmål:

Vil den oppfylle sin rolle og oppfylle dine ansattes forventninger?
Vil det være nok til å holde arbeidsånden i live?
For å finne disse svarene publiserte vi sammen med Maja Biernacka en praktisk og kortfattet artikkel for å vise hvordan du kan oppnå det. Vi inkluderte eksempler på casestudier, mange bilder og bonusfunksjoner. På toppen av det er det noe ekstra for deg!

Er det mulig vi har funnet den hellige gral av interne kommunikasjoner? Kanskje... Vi gir deg kunnskapen du kan teste med en gang. Bedre IC er noe håndterbart. Tro det og dykk inn!

Hvordan søke?
Bedriftshierarki "i et tre"
I gamle dager, til hvordan selskapets organisasjonsstruktur, gikk selskaper for enkle bilder eller bilder i PDF-filer. Disse dagene er for lengst forbi, og den perfekte måten å vise alle i selskapet på er via et interaktivt trediagram. Strukturen er "klikkbar" og med en markør hopper du på tregrenene. Jo høyere på treet, det er selskapets president eller administrerende direktør, mens i midten ser du avdelingsledere og deres team.

Ansattes profil
Hvis du vil vite mer om en ansatt, f.eks. John Smith, finner du personen på et diagram og klikker. Med en gang ser du også personens posisjon i et selskap. Han er administrerende direktør og leder hele selskapet som består av mange avdelinger og team med opptil 50 personer hver. Ved å klikke på hans persona vil systemet vise hele ansattprofilen hans. I tilfelle du lurer på hvor informasjonen kommer fra - det er selskapets HR-system. Detaljene som er synlige her, velger du implementeringen. Det er mulig å legge til et spesielt skjema der alle ansatte legger inn sine detaljer, prestasjoner, talenter eller interesser. Når den ansatte har fullført den, kan du publisere den og la andre lære om en ny medarbeider.

La oss si at Peter Davis liker å lese om kunstig intelligens (AI) og legger det på sin medarbeiderprofil. Hvis noen skriver "kunstig" i en fulltekstsøkemotor, vil den vise alle resultater som samsvarer med ordet. Også, blant dem vil det være oppføringen om Peter Davis' interesse vil dukke opp som en av oppføringene. Den nye måten å finne noen i et selskap på er rask, enkel og presis. Flere og flere funksjoner i moderne intranett gjør det mulig å se selv ikke-standard informasjon. Du kan for eksempel se informasjon om:

ansatte som er på kontoret, jobber eksternt, på ferie / forretningsreise,
oppdragstakere som håndterer noens arbeidsoppgaver under deres fravær/permisjon,
forretningsreiser; klient, reiseplaner, dens varighet,
et interaktivt kart med en midlertidig arbeidsplassplassering for enhver ansatt. (Det vil være synlig i Ressursbestillingssystem og selskapets kalender. Eller til og med finne ut hvem som holder et 1-times møte i et konferanserom i 1. etasje),
den årlige ferieplanen,
ethvert team eller avdeling, f.eks. teamets eller ansattes overordnedes detaljer.
Huske! Gjør ingen feil, funksjonene vi nevnte er standard på intranettplattformer.

Hva med profilbildet til en ansatt? De fleste organisasjoner krever at ansatte legger til bilde på sin første arbeidsdag. De kan gjøre det mens de fullfører eller redigerer profilen sin. De fleste av dem er imidlertid motvillige til å gjøre det. Medarbeiderdatabasen er den primære informasjonskilden for alle i en bedrift. En reklamekampanje eller til og med å holde en intern konkurranse med spesielle premier kan være en måte for deg å promotere intranett. Vurder å designe bedriftens introduksjonsprosess, der det å fullføre profilen er en del av det. Hvorfor skulle en ferdig profil bety så mye? Det kan være nyttig i ulike bedriftssituasjoner. For eksempel er det vanlig at du kanskje ikke kjenner noen ved navn, men på en eller annen måte husker du at de er firmaansatte som jobber på kontoret og eksternt. Siden du allerede kjenner noen fra fotografiet deres, er det mindre skremmende å be om hjelp til å diskutere firmaspørsmål. Det er tøft spesielt i store selskaper. Å ansette et par hundre personer gjør det utfordrende å holde styr på alle. Og likevel har vi funnet en enkel løsning for å fikse det.

Søkemotor
Søkemotor, en effektiv en, er en nøkkelfunksjon i ethvert intranett, uansett om det er i en pandemi, eksternt eller stasjonært arbeid. Det gir enkel og rask tilgang til ansattes databaser, dokumenter, artikler og annet r selskapets eiendeler. Da får ansatte nok støtte til å utføre sine daglige oppgaver. For eksempel finner søkemotoren ansatte i andre avdelinger som kan hjelpe til med å løse et problem eller samarbeide om et prosjekt.

Hva mer trenger du i en intranettmotor? Fulltekstsøkefunksjonen. Det er nok at du setter inn en setning i et søkefelt, og så ser du gjennom resultatene. Det er nyttig av to avgjørende grunner. Søkemotoren "fanger" nøkkelsetningene i intranettinnholdet. Den søker gjennom alt innholdet som er publisert. Inkludert eventuelle filnavn, utvidelser, titler og tekster. For det andre undersøker den bokstavelig talt filinnholdet i .docx, .xlsx eller PDF-filer. Når søket er over, vises nøkkelsetningene i farger.

Du kan også ønske deg en søkemotor som faktisk er grundig. Det er et must når intranettet har flere språkversjoner. Bortsett fra det varierer noen av dem i ordendelser, enkelt- eller flertallsformer, eller tidstyper. Det utgjør en enorm forskjell, siden det kan endre hele betydningen. Av den grunn må disse unntakene finne veien inn i søkedatabasen og dens søkeindekser. Vurder en innebygd automatisk fyllingsmekanisme, eller en rullegardinliste, for å gjøre informasjonssøk mye enklere og praktisk for dine ansatte.

Organisasjoner håndterer store datavolumer, noen kan kvalifisere som konfidensielle eller har en policy for begrenset tilgang. Å ha en rolle og et riktig system gjør det mulig å definere tilgang til data for bestemte grupper eller individuelle brukere. Først tildeler du hver ansatt en brukerrolle i systemet. Ved å gjøre det kontrollerer du hvilket intranettinnhold de kan se, endre eller publisere. For eksempel håndterer ledere ofte tilleggsoppgaver og krever privilegier, og utvider sine evner. I deres tilfelle vil sensitive data forbli usynlige for de fleste ansatte bortsett fra de godkjente lederne.

Hva er den beste intranettfunksjonen? Mange eksperter vil fortelle deg at det er en anstendig søkemotor. Det spiller ingen rolle om innholdet ditt er det beste. Hvis ingen bruker det, er det meningsløst. Ikke overbevis deg selv, det er greit, og brukerne vil til slutt finne informasjonen. Vær 100 % sikker, intranettsøkenettleseren er godt konfigurert eller setter seg ikke fast. Husk at halvparten av suksessen er å tilby verktøyet, mens den andre er å overbevise andre om å bruke det. Til syvende og sist vil det være fordelaktig for hele organisasjonen og dens alle ansatte.

Oppdatert database, arkiver og elektronisk dokumentlager
Arkiver er - en verdifull kilde til bedriftskunnskap. Du kan ikke sette en pris på det, men du må beskytte det godt. Pass på at det ikke er bortkastet og tapt for evigheten i kontorskap. Det er best å holde det organisert og klart til bruk for alle. Sett opp bedriftens retningslinjer for opplasting og oppbevaring av filer i en database. Standardiser for eksempel filnavnene, utvidelsene, eller vis innleggets forfattere på intranettet, slik at andre kan kontakte dem.

Ikke glem å oppdatere dokumentets innhold. Det er avgjørende at du kontrollerer historiske endringer i alle dokumenter. For å hjelpe deg med det, bruk versjonsmekanismen. Den lar deg se alle endringer i filer og reversere endringer gjort selv av andre brukere, forutsatt at det er nødvendig.

La oss nevne OCR-funksjonen (Optical Character Recognition). Det er ekstremt nyttig og sparer mye tid. Du kan trekke ut tekst fra bilder. Du slipper tidkrevende omskriving. Når du har skannet den, er teksten allerede på skjermen din, og da kan du jobbe med den som vanlig: redigere og publisere på intranettet. Høres bra ut? Sett det på prøve. Få et hvilket som helst dokument, skann det, last opp teksten og se hvordan det går rett til databasen din. Alle ord skannet via OCR vil bli en del av søkeindeksen. Hver gang – noen skriver inn en nøkkelfrase; motoren vil vise alle resultater som inneholder det ordet.

Ideos klient, Provident, ba om å innføre et varslingssystem for regelmessige postoppdateringer. For å implementere det, måtte vi opprette og programmere e-postvarslingen og konfigurere e-postvarslene som automatisk sendes til innleggets forfattere. Regelmessig vil e-posten (klar mal) spørre forfatteren om innholdet trengte en oppdatering. Hvis forfatteren ikke svarte, ville de andre intranettbrukerne se en advarsel øverst på innleggssiden. Se skjermen nedenfor.

Det er flere måter å bygge opp en intern dokumentdatabase i en bedrift. Du kan dele den inn i klosser, der hver enkelt inneholder informasjon om en bestemt kategori eller et tema. For eksempel vil Helpdesk-blokken inkludere alle saker relatert til det emnet.

En person som går inn i den klossen vil se en søkemotor med en liste over filer sammen med tilleggsinformasjon. Slike detaljer som filnavn, utvidelse eller publiseringsdato. Du kan til og med la ansatte laste ned noen elementer.

Søkemotoren er øverst på siden med vilje. Hver ansatt kan skrive inn det man leter etter og finne det på et øyeblikk og med letthet.

Som standard er etterredigering oppgaven for forfatterne selv. Systemet vårt lar deg endre det ved å definere en distinkt sett med redigeringsregler, som den i Wikipedia. Når det er en feil eller inkonsekvens i en tekst, kan man rapportere det og personen som administrerer innholdet kan endre det etterpå. I rapporteringsscenarioet mottok forfatteren en e-postmelding med en bekreftelsesforespørsel. I de fleste systemer kan disse redigeringsinnstillingene variere. Det er også best å velge den som lar deg se hele historikken for alle endringer.

Bedriftskalender for å holde alle oppdatert
Hvilken annen effektiv funksjon kan du introdusere på intranettet ditt? Svaret er en kalender! Planlegg alle firmaarrangementer, møter (interne, klientrelaterte) og konferanser. Ta med slike hendelser som fakturering på kalenderen der fristene har betydning. Hvis du støter på noe med en fast dato, er det bare å merke det. Det er også en god idé å inkludere flere arrangementer: opplæring eller engasjementsundersøkelser. Det kan overraske deg hvordan det kan forbedre ansattes moral, og de føler seg som en del av noe. Bare se det som det forbedrer IC mellom alle ansatte.

Det er enda flere måter å bruke en sentralisert kalender på. Informer for eksempel alle om et helt nytt firmautstedelse, nyhetsbrev eller å gjennomføre en intern kommunikasjonsrevisjon. Tenk på å tilordne hendelser til spesifikke ansatte, slik at de kan oppdatere dem i bedriftens kalender. Det er ekstremt raskt og enkelt. Kalenderen er synlig for alle, og andre vil lære om alle nyhetene med en gang. Med en kalender på de ansattes intranett-hjemmeside sørger du for at de vet hva som er populære hendelser på agendaen i de kommende månedene. Noen ganger er det fornuftig å ha flere firmakalendere bortsett fra den offisielle.

Å legge til en sosial kalender har en positiv effekt på arbeidsmiljøet. Vi oppfordrer deg til å prøve selv. En rekke kalenderarrangementer som konserter, utstillinger eller barnearrangementer er noe ansatte ønsker å vite alt om. Ved å legge til nye kan du holde bedriftens fellesskapsånd i live, og inspirere andre til å delta. Det er noe annet du kan gjøre. Gjør det mulig for alle selskapets ansatte å orientere andre intranettbrukere om interessante hendelser. Vurder å la dem lage personlige kalenderhendelser. Personalisering er nøkkelen til å holde ansatte engasjerte og glade.

Tilgjengelighet
Ansattes hjemmeside og dens personalisering
Hvis du vil ha en moderne intranettplattform, sett personalisering i søkelyset. På intranetthjemmesiden kan hver ansatt tilpasse den etter sine preferanser. Providents intranett lar for eksempel alle ansatte velge sine interesser, søke etter informasjon etter seksjoner eller lære ny informasjon om andre avdelinger. For å sikre at de er godt informert, konfigurerer Provident og teamet vårt også e-postvarsler for nytt innhold og innlegg.

I Empiks intranett tok vi det et skritt videre. De ansatte kan planlegge layout på intranetthjemmesiden. Strukturen består av noen standardelementer, mens noen er obligatoriske. Med personalisering organiserer ansatte sitt digitale sideområde slik de finner passende.

På skjermen ser du et eksempel på en startside. Det er slik alle intranettprosjekter vanligvis starter. I den første fasen fokuserer vi på layoutdesign. Som du kanskje mistenker, krever det å velge obligatoriske og personlig tilpassede elementer og tilpasse dem alle på samme side. Vi bør spre innholdet fra topp til bunn, og det skal være fornuftig. Noen ganger kan det være en kamp å holde korrelasjonene mellom alle elementene transparente og sammenhengende. Når du har oppnådd det, lar du de grafiske designerne gjøre magien sin.

Tillat mobiltilgang
Bli inspirert og design din intranettplattform! Last ned vår gratis interaktive PDF:
KORT FOR GODT INTRANETT
For 30 år siden vant mobile enheter verden og tok plass av standard PC-er. Tatt i betraktning virker intranettilgangen til dine ansatte via en mobilenhet ikke så fjern.

Den RWD-baserte nettsideteknologien, en skreddersydd applikasjon, er en idé du bør tenke på en stund. Med RWD får du maksimal respons og tilpasning i ett. Men hva betyr det for intranettbrukere? De kan fritt bruke, se nettsiden uten at den setter seg fast. Den viser innholdet på nettstedet på alle enheters skjermstørrelser og oppløsninger. Du kan endre mening om et minutt. Ikke-RWD-teknologi kan vise innholdet spredt over hele siden.

La oss bli enige om at noen bedriftsdata og -innhold er mer verdifulle enn andre og krever ekstra beskyttelse. Mens du gir ekstern mobiltilgang til bedriftsdata, må du kanskje vurdere et par ting. Bestem for eksempel hvilken kategori dataene faller inn under, og hvilke brukergrupper som skal ha tilgang til dem. Gjør det samme med intranettfunksjoner: hvilke bør forbli? Husk å sikre konfidensiell data, legg til ekstra sikkerhetstiltak – hvis tilgangen er ekstern og via mobil.

Å kunngjøre at internettilgang er en menneskerett i 2016 vil ha større betydning for hvordan organisasjonene vil se på intranetttilgang. Det er sikkert at det snart vil bli en standard i enhver organisasjon. Dessuten er den globale pandemien og restraksjoner har fremskyndet det betydelig.

Legg disse til side, la oss ikke glemme de vi har å gjøre med hver dag. Prøv å huske et møte da du hadde en god idé og ønsket å vise kollegaer data som beviser at det fungerer. Bare hvis du kunne logge inn på intranettet. Bare hvis bedriften din hadde et intranett. Eller se for deg noen som er selger. Du kan diskutere viktige ideer, problemer eller skrive ned notater med en potensiell kunde. Det ville være lettere å gjøre alt på stedet, raskt laste det opp til intranettet, slik at lederen kan se det, ikke sant?

Vi mener et innebygd DMS (Document Management System) bør ha sin plass i intranettet. Å øke nettbasert samarbeid og bruke en arbeidsflytmekanisme er akkurat det du og dine ansatte trenger. Å sende inn et ferieskjema, laste opp en faktura til bedriftens økonomisystem tar ikke mer enn 2 minutter, og når det er gjort - avdelingsledere, eller L1, 2 eller 3 ledere vet hva fremgangen på hver oppgave er. De får e-postvarsler som gjør dem i stand til å godta eller avslå enhver søknad. På denne måten blir godkjenningsprosessen redusert til et minimum, og mer praktisk.

Kan du inkludere en skreddersydd modul for prosjektledelse i din intranettplattform? Hvis din bedrift jobber med mange prosjekter. Da vil det være en hjelp for prosjektledere i planlegging og tildeling av oppgaver til andre ansatte. Å beordre å utstede en faktura ville ta mindre enn ett minutt. Med prosjektledelse er intranettet din østers og mange uutforskede muligheter. Hvis du lar fantasien vandre, vil du optimere bedriftens arbeid og inkludere dem i intranettplattformen din.

Standard og push-varsler
IC i din bedrift kan forbedres hvis du setter standard eller push-e-post om nye innlegg på intranettplattformen. Det er vanskelig å fange intranettbrukeres oppmerksomhet. Likevel er det enda vanskeligere å oppmuntre dem til å følge det nye innholdet. Dette er håndterbart med riktig sett med verktøy og en passende tilnærming.

Automatiske varsler, korte meldinger eller varslingsikoner er ganske effektive verktøy. Hver gang en ny oppføring, oppgave, innlegg eller dokument vises på intranettplattformen og krever et øyeblikkelig svar fra en person. Disse typene varsler hjelper ansatte med å holde seg oppdatert. Noen ganger er det viktige nyheter eller en nyttig artikkel. Vårt arbeid med kunder viser at intranettbrukere finner dem funksjonelle.

Hva annet kan du gjøre for å øke besøket av intranettbrukere? Send dem tankevekkende varsler som kan fungere for noen mennesker. Du bør være oppmerksom på at den andre halvparten kan se disse varslene som SPAM, eller vil ignorere dem, spesielt hvis de sendes for ofte.

Det er imidlertid en måte å unngå det på. Tilpass hjemmesiden din, varslingstype og dens frekvens. Vi har erfart at våre kunder ønsker slike løsninger velkommen. Selv om det ikke er på intranettprioriteringslisten din, behold ideen for å vurdere i fremtiden.

Varslingstekstmeldinger er noe du kan gå på og prøve å utforske. De er perfekte for å gi hastende informasjon eller kontakte andre ansatte i en nødssituasjon eller for å avverge en krise.

Kommunikasjon og samarbeid
Kommenter og rask side "liker"
Ansatte som kan legge til kommentarer, gjør intranettet interessant. Hele plattformen blir et digitalt samvær. Akkurat som et gresk forum hvor alle kunne gi uttrykk for sine synspunkter. Hvis du ser på hyppigheten av å se innlegg, legger du merke til at ikke alle ansatte kommenterer på intranettforumet. Det gjelder hovedsakelig innholdet som publiseres av bedriftens ansatte. Vi insisterer imidlertid på å være sterke og fortsette å gjøre det, og her er grunnen.

Bruk emoji, som hjerter, tommel opp-smiley eller rynkete ansikter i stedet for tekstmeldinger. Selv ikke-sosiale medier intranettbrukere vil ønske å bruke dem til å fortelle andre hvordan de føler om innlegg. Ingen direkte kommunikasjon med andre betyr ikke at interaksjonen ikke kan være engasjerende.

Basert på emoji-nummeret under en oppføring eller et innlegg, kan du samle inn data og vurdere populariteten blant brukerne. Eventuelle bidrag med mange visninger får andre ansatte til å lure på hvorfor innlegget er interessant og bestemme seg for å finne ut av det selv.

Du kan starte et poengsystem for å øke engasjementsgraden for intranettbrukere og belønne poeng til hyppige innleggsforfattere. Det er viktig å gi dine intranettbrukere – et snev av sosiale medier på arbeidsplassen.

Forum og wikier for kunnskaps- og informasjonsdeling
I følge forskning overser bedrifter ofte hvordan intern kommunikasjon og kunnskapsstyring kan støtte å drive en moderne virksomhet. Det kan stamme fra en rekke årsaker; men det lander alltid nederst på oppgavelisten deres.

Tenk på teamenes kunnskap, ekspertise og unike ferdigheter som uvurderlige bedriftsressurser. Det er en virkelig smerte for dagens selskaper. Din bedrifts kunnskap blir sittende fast på ansattes datamaskinstasjoner; det gir ingen mening. Et intranett er måten å forhindre at verdien går til spille, og likevel et verktøy som sprer denne informasjonen og når alle i en bedrift.

Kunnskaps- og informasjonsdeling gjør at alle kan snakke om sitt jobb erfaring. Som et resultat sprer kunnskapen seg, og organisasjonens ekspertise vokser. Ansatte har flere sjanser til å utveksle det de vet og diskutere. Å drive en moderne bedrift bør være til nytte for alle. Hvis du ser godt ut, vil du se i det minste noen få personer som, hvis de får en mulighet, gjerne vil drive bedriftens nettblogg. Under pandemien ble det tydelig at de fleste av oss velger fjernarbeid, og kommunikasjon via nettkanaler er noe nødvendig.

Oppgaver
Intern filoverføring
Bruk bare pålitelige og sikre verktøy for å overføre sensitivt firmainnhold eller data. Du kan bruke evige løsninger som WeTransfer-plattformen er et alternativ, men kanskje ikke det beste valget. Velg i stedet det innebygde overføringsverktøyet for intranettet. Provident ba selskapet vårt om å inkludere en slik modul på intranettet deres. Overføring av høyvolumsfiler kombinert med automatiserte algoritmer gjør at du kan administrere filene dine bedre. For eksempel sletter plattformen automatisk alle filer som ikke er brukt på en stund.

Mange spør: Hvorfor ikke sende filer som en e-post? Hvis noen prøvde minst én gang, vet at det ikke alltid er tilfelle. E-postservere har en mekanisme som forhindrer overbelastning av e-post og/eller aksepterer vedlegg over 25 MB. Det er en god ting, ellers ville postkassene våre stadig bli blokkert.

Bedriftsbestillingssystem for ressurser
Ansatte bestiller ofte ulike bedriftsressurser for å hjelpe dem med deres daglige arbeidsmengde. Fjernarbeid kuttet etterspørselen etter projektorer, bestilling av konferanserom eller firmabiler. Pandemien vil til slutt ta slutt, i mellomtiden må du vurdere hvordan du forvalter selskapets ressurser bedre.

Hvorfor skal du gjøre det? Få kontroll over eiendeler og bidra til å optimalisere arbeidsmengden knyttet til forvaltningen av selskapets ressurser. Intranettbestillingsfunksjonen betyr mye for alle ansatte. Det er viktig for dem å ha en mening om hvilke ressurser de trenger og vil bestille online. Be dem derfor om det. For å gjøre intranettet moderne kan du aktivere enda mer komplekse alternativer. Noen selskaper legger til funksjoner knyttet til hotellromreservasjoner, opplæring eller kursregistreringer.

Online skjemaer for håndtering av problemer
Intranett-e-skjemaer er en fin måte å samle tilbakemeldinger fra ansatte på og løse hyppige problemer. Før vi utformer et slikt nettskjema, må vi vite hva som betyr noe. Så abstrakt som det er, løser du det ved å sende inn andre skjemaer. Noen ting vil ikke være så åpenbare med det første, og kan til og med kreve en erfaren verkstedspesialist. Hvis du trenger hjelp, kontakt oss. Så vi vil diskutere det videre.

Pandemien tvang mange selskaper til å starte digitaliseringsprosessen. Du kan imidlertid ikke takle alt via nettkanaler ennå. Noen er ikke glade og kan ikke forstå hvorfor ikke? Hvis vi handler på nett, bruker e-lommebøker, betaler regningene våre, hvorfor kan vi ikke håndtere formelle selskapsoppgaver på samme måte?

Intranettfunksjoner, for eksempel å sende inn en søknadspermisjon, gjøre opp kontoer med en klient eller sende fakturaer, bør være en tur i en park. Du kontrollerer bedriftens arbeidsflyt mer effektivt og fortsetter å gjøre forretninger som vanlig, eksternt.

Moderne intranett gir alltid ekstra rom for forbedring. For eksempel, mens hvis du sender inn et ferieskjema, kan du spesifisere en medarbeider som skal overta oppgaver under ditt fravær. Hvis noen er ute av kontoret, sjekker du i Ansattdatabasen. Tilgangen lar deg se hvem som er på en to ukers ferie og hvem som erstatter dem. Funksjonen hjelper deg med å administrere pågående prosjekter. Noen ganger må du kanskje kontakte den personen for å diskutere et prosjekt eller løse problemer. Ellers vil du spille en detektiv og kaste bort tiden din.

EDMS Arbeidsflyt & Kontrakter og fakturadatabase
Trykte dokumenter og håndskrevne signaturer passer ikke med dagens raske forretningsmodell. La oss ruste oss med ny teknologi og ekskludere disse meningsløse aktivitetene. Du synes kanskje det er en for drastisk endring, men stol på oss – du kan klare deg uten den. Organisasjonen din vil ha det bedre. Tenk deg, ikke flere reiser for å signere en kontrakt, men få ens godkjenning i løpet av få minutter. Det er overkommelig å få den samme jobben gjort på kort tid. EDMS, elektronisk dokumenthåndteringssystem, kombinert med arbeidsflyt, lar deg kontrollere hele prosessen på hvert trinn.

Å sende juridiske dokumenter, kontrakter og fakturaer via elektroniske midler og få dem godkjent tar kortere tid i bedriftens system. I mellomtiden kan du se dokumentets status i sanntid. Også, hvis du trenger å revurdere en eventuell godkjenning; det er mulig å gå tilbake. Det er perfekt å bekjempe procrastinators, du kan kontakte dem for å minne dem om en ventende godkjenning.

Spar tiden som brukes til å reise til en annen filial og reduser de økonomiske kostnadene ved å levere papirdokumenter takket være Workflow EDMS. Du støtter den grønne politikken ved å redusere karbonavtrykket ditt. De to går sammen og tjener organisasjonen din og jorden godt.

LOGITO - Ideos proprietære EDMS-plattform

Helpdesk
Den ansattes helpdesk er en kraftig del av intranettplattformen. Den har mange bruksområder, for eksempel kan ansatte rapportere IT-problemer og sende forespørsler mellom ulike avdelinger. Du kan utvide funksjonene ytterligere om nødvendig. Når en ansatt har sendt inn en billett, kan man overvåke billettens status i selskapets system. Du synes kanskje det er tidkrevende eller mye arbeid, men implementeringen av helpdesk er uanstrengt.

Det skjer ved å integrere helpdesk-modulene med bedriftens system. Du trenger imidlertid ikke å stoppe der, legg til roboter for å gi ekstra støtte. Utvid din nåværende intranettplattform med ekstra funksjoner eller prøv å introdusere noen av dem, mens du planlegger din splitter nye intranettplattform.

Trenger du en effektiv intern kommunikasjonsplattform? Våre eksperter gir deg gjerne råd om optimale løsninger. Bestill time for gratis konsultasjon.
Rask tilgang til hjemmesiden
Under enhver implementering, sjekk hvilken programvare eller hvilke applikasjoner de ansatte bruker. Ingen plattform er allsidig, så ulike oppgaver eller problemer krever bruk av separate applikasjoner. Dermed må ansatte logge på mange ganger, noe som er svært lite effektivt.

Rask tilgang fra hjemmesiden via en "Koblingsdatabase"-modul er utmerket for å gjøre ansatte fornøyde. Selv om navnet er åpenbart, kan du merke det som favorittlenker, eller House of Links – hvis du er en av de kreative intranettekspertene. Det fungerer ganske enkelt, du klikker ganske enkelt på et systems snarvei, og du logger automatisk på den plattformen – akkurat som det. For å tilpasse hjemmesiden, juster snarveiene i henhold til personlige preferanser. Den delen vil gjøre det mulig for de ansatte også å opprette sitt navigasjonssenter. Det er verdt et forsøk, noen ansatte kan ha glede av det, og det kan oppmuntre dem til å besøke intranettet oftere.

Lenkenes beste plassering er på den ansattes hjemmeside. Plasser dem på siden (venstre eller høyre), uansett er det greit. Den skal imidlertid alltid være synlig og bør ikke hindre visning av sidesenteret og innholdet. Intranettbrukere bør kunne leke med snarveienes rekkefølge og konfigurere den. Jo flere systemer ansatte bruker, jo mer fordelaktig vil det være.

Forhåndsvis KPI-ene dine
KPI-er er nyttige for forhåndsvisning av forretningsdata og ulike statistikker eller rangeringer. Company Key Performance Indicators er de som gir den mest nøyaktige innsikten i hvordan selskapet gjør det. Spesielt salgsselskapene drar nytte av det fordi de ser salgsprosenten på et spesifisert tidspunkt.

Du kan gjøre det til et kraftig bedriftsverktøy ved å bli med i CRM (integrasjon) med KPIer og dine andre bedriftssystemer. Indikatorene og systemintegrasjonene samler data og viser resultater til ansatte på intranettet. Vi kaller disse sanntids dashboards. Gamification er en interessant metode for å oppmuntre ansatte til å besøke intranettet. La oss si at bedriften din har startet en sportskonkurranse. Det er sannsynlig at ansatte vil logge inn på intranettet for å sjekke butikkstatistikk, hvem som er i gang, eller hvem som er den nåværende lederen. Resultatene vil også vises i en blokk. Du kan publisere tips om hvordan du kan tjene flere poeng.

Hjemmeside i Provident intranett: KPI-blokk for to ukers forretningsmål. Ekstra tips om bruk av intranettsøkemotoren vises på en blokk.

IC-spesialist må-has
Meningsmålinger med spørreskjemaer og undersøkelser
Det finnes mange eksterne og rimelige verktøy for meningsmålinger tilgjengelig på markedet. Interne intranettverktøy kan være det beste valget for å forhindre datalekkasje. Når det gjelder å lage enkle meningsmålinger, kan du gjøre det på egen hånd.

For komplekse undersøkelser, som internkommunikasjonsrevisjonen, anbefaler vi eksterne og profesjonelle verktøy fordi de gir maksimal sikkerhet. Selskapets ansatte anser dem også som upartiske og mer anonyme.

Som eksempel på bruk av interne meningsmålinger vil vi fokusere på DPD Intranett. De arrangerte en konkurranse blant ansatte for å velge det beste navnet på bedriftens intranettplattform. Initiativet, foruten å være et flott verktøy for å promotere intranettet, involverte alle i en bedrift. DPD testet funksjonen for interne meningsmålinger og viste alle ansatte hvordan de kommer til å bruke den fra nå av.

Automatisering via interne nyhetsbrev
Forenkle arbeidet ditt ved å legge til push-nyhetsbrevet, som er en annen intranettfunksjon som er populær blant ansatte. Du holder absolutt alle informert om hva som skjer i bedriften din via korte push-nyhetsbrev som inneholder høydepunkter.

Visste du at det er mulig å automatisere utgivelsen av nyhetsbrevet? Du angir dato og klokkeslett, og det blir sendt til alle på e-postdistribusjonslisten din. Hvis du er nyhetsbrevredaktør, er automatiseringsfunksjonen noe du vil sette pris på. Du kan for eksempel bygge opp et ubegrenset antall nyhetsbrev. Du blander ganske enkelt sammen innholdet og merker delen du vil bruke, og den er klar. Det er ingen problemer å legge til en seksjon hvis noe mangler eller endre den hvis innholdet er feil.

Statistikk er obligatorisk
Hvis du er seriøs med å forbedre intranettet og måle kommunikasjon, er det obligatorisk å jobbe med statistikk. Det er best å inkludere statistikkenics-modul for å måle alle viktige selskapsindikatorer. Før implementeringen må du finne ut hva de er, hvordan du skal måle dem og hvilke resultater som vil være tilfredsstillende. Statistikk er en gruve av kunnskap om hvor effektiv organisasjonen din er. Noen IC-eksperter anser det som en prøvestein for vellykket kommunikasjon med ansatte, som inkluderer ansattes interesser og behov.

For eksempel kan et innlegg eller et dokument få mange visninger av flere årsaker. Den er enten veldig interessant eller plassert i feil kategori, eller intranettbrukere søker etter en fil som ikke eksisterer. Derfor er det viktig å se nærmere på hvert scenario og sjekke hva vi har å gjøre med.

Intranettstatistikk er nøkkelstrategier for forbedring av IC
If You Can't Measure It, You Can't Improve It - sa en gang Grey Mac Kenzie. Måling av interne kommunikasjonsnøkkelytelsesindikatorer er ganske enkelt obligatorisk. Bevæp deg med verktøy, funksjoner eller moduler for å samle inn og analysere intranettdataene.

På forhånd spesifiser indikatorer som skal måles og resultatene du forventer. Dessuten hjelper beregninger med å bestemme startpunktet og målstreken. Av den grunn er de utmerket for å øke effektiviteten og vise fremgang.

Vis litt tilbakeholdenhet mens du konkluderer med hvorfor noe innhold er populært blant ansatte. For eksempel kan et ofte søkt dokument, sett i mindre enn et par sekunder, tyde på at noe er slått av. Muligens er det dokumentet ikke i riktig kategori. Ansatte prøver å finne noe og mislykkes, noe som kan være et tegn på at du bør gjøre noe. Løsningen kan like enkelt som å flytte filen til en annen intranettmappe, seksjon eller få deg til å opprette en ny innholdskategori.

Det er viktig å få tilgang til avansert statistikk og dataanalyseverktøy på intranettet. Hvis målet ditt er å forbedre internkommunikasjonen, anser dem som obligatoriske. De hjelper IC-spesialister med å analysere alle data og løse problemer.

Vurder de historiske søkeresultatene som ekstra hjelp ved siden av beregninger. Når du ser hva ansatte søker etter på intranettet, kan du lage mer nyttig og nøyaktig innhold.

CMS som gjør underverker
Du må velge et intuitivt og brukervennlig innholdsstyringssystem. CMS er for å administrere din intranettplattform og oppgradere den "digitale arbeidsplassen". Mestr det, og du kan bygge intranettet ditt på kort tid. Ansatte skal kunne publisere artikler, innlegg og legge ved diverse multimedieinnhold som videoer eller fotografier. Sørg for at tekstredigeringsprogrammet gir deg nok fleksibilitet til å utføre mange forskjellige oppgaver, eller i det minste være som Word. Det er nyttig å designe en ganske tydelig publiseringsarbeidsflyt med de helt klare trinnene. Inkluder også funksjoner for redigering av innhold og moderering av kommentarer. Ved å tildele roller til brukere av intranettsystemet og gi ulike tillatelser, kan du holde alt under kontroll.

Noen ansatte kan for eksempel lage nytt innhold og legge det til som upublisert, noe som betyr at det forblir usynlig inntil autorisatoren godtar oppføringen eller en endring. Vi kan si at poststatus "venter" på publisering. For å godkjenne mer innhold, nominer flere autorisatorer for samme eller forskjellig innhold. Noen ganger kan det kreve et helt team for å holde en side eller sider oppdatert. Sørg for at hvert medlem kan legge til kommentarer som alle i et team kan se. For å holde styr på alle endringer, bruk sporingsfunksjonen, som den i Word.

I artikkelen diskuterte vi aspekter som kan hjelpe deg med å designe et solid grunnlag for et moderne intranett i din bedrift. Det kan være nyttig for deg hvis du har i tankene ny intranettimplementering eller planlegger å legge til nye intranettfunksjoner. Tross alt har vi alle samme mål: å gjøre din bedrift mer effektiv i intern kommunikasjon. Intranett, som et så nyttig verktøy, setter deg på en vellykket vei til stor IC.