Hvordan unngå feil i prosessen med intranettimplementering?

**automatisk oversatt tekst**

Implementeringen av et intranettsystem er en kompleks prosess. Når du tar en slik beslutning, er det verdt å analysere og planlegge hele prosessen. Det lar deg unngå mange feil og gjør det lettere å oppnå ønskede effekter.

Nøkkelaspektet er å definere behovene og målene som plattformen skal oppnå. Vi har samlet tips som skal hjelpe deg med å lage en omfattende analyse.

Pre-implementeringsanalyse - er det nødvendig?

Intranettet er et profesjonelt system som legger til rette for en rekke organisatoriske prosesser. Å utnytte mulighetene det gir kan påvirke kvaliteten og effektiviteten til det utførte arbeidet. Det gjelder mange områder av organisasjonens funksjon, fra kommunikasjon eller forretningsprosesser til uformelle – mellommenneskelige områder. Derfor påvirker det atmosfæren på jobben betydelig.

Når du bestemmer deg for hvilket system du skal velge, bør du ta hensyn til alle mulige handlinger som kan påvirke effektiviteten til prosjektet. En korrekt utført pre-implementeringsanalyse er et av nøkkelelementene som muliggjør tilstrekkelig forberedelse for gjennomføringen av en slik vesentlig organisasjonsendring. Den støtter utformingen av et verktøy som får deg til å oppnå planlagte effekter.

Et av stadiene i en slik analyse er å bestemme spesifisiteten til organisasjonens virkemåte og identifisere områder for forbedringer, så vel som de som i tilstrekkelig grad oppfyller sin rolle. Å gjennomføre en intern analyse er viktig ikke bare for å forbedre systemimplementeringsprosessen. Det gir også verdifull kunnskap for ledere, da det muliggjør en omfattende oversikt over bedriftens nåværende tilstand.

På dette stadiet er det verdt å vurdere noen problemer individuelt. Før du kontakter en potensiell intranettleverandør og står overfor utviklingen av en kort som beskriver dine forventninger til implementeringen, tenk på dine behov. Mange virksomheter vet ikke hva de skal være oppmerksomme på når de sender forespørsler til implementere.

Vi presenterer et omfattende sett med spørsmål for å støtte analyseprosessen. Det er en så universell oppsummering at den vil fungere i enhver sektor og bedrift, uavhengig av størrelse eller forretningsmål.

.

Bli ervervet med presenterte analysetrinn. Bruk så mye tid som nødvendig til dette. Ikke skynd deg - å vurdere visse problemer vil gi større suksess med implementeringen.

"... Jeg hører fortsatt om intranett som er implementert uten analysefasen før implementering. Da vil jeg protestere høylytt. Har bedriftene virkelig tid til å prøve å ta risiko i stedet for å bruke mer tid på å analysere i første omgang og deretter utforme et verktøy som faktisk vil forbedre arbeid og kommunikasjon mellom ansatte? " - oppsummerte Maja Biernacka i anmeldelsen av boken "Intranett. Effektiv intern kommunikasjon i bedriften".

Sjekkliste for intranettdesign - noen få problemer å vurdere

Formålet du ønsker å implementere intranettet for
Det er mange grunner til å implementere strukturen til en intranettorganisasjon. Ved planlegging av implementeringen definerer virksomheter vanligvis flere årsaker og mål. Noen ganger kan de være divergerende og ikke 100% sammenfallende. En viktig sak er imidlertid å trosse én overordnet grunn helt i begynnelsen av aktivitetene dine. Det vil lede hele intranettimplementeringsprosessen.

Spør deg selv: hva er hovedmålet med en intranettimplementering og hvordan skal den fungere?

• Kommunikativ - forbedring av informasjonsflyten og økning av kvaliteten
• Virksomhet - innkorting av en rekke prosesser og realisering av løpende oppgaver
• Økonomisk - reduksjon av utgifter knyttet til journalføring eller langsiktige interne prosesser som kan fullføres mye raskere på grunn av en automatisering
• Integrativ - gir et sosialt verktøy som vil støtte å bygge en vennlig atmosfære blant selskapets ansatte, etc.
• Image - bygger bildet av et moderne selskap som bruker innovative løsninger og verktøy
• Andre - f.eks mottatt medfinansiering, konkurransemiljø osv.

"Det er situasjoner der bedrifter ikke helt forstår hvorfor de faktisk bestemmer seg for å implementere et intranett. Å forfølge et mål som ikke er klart definert forårsaker kaos og kan føre til implementering av et system som ikke vil oppfylle sine funksjoner. Det er en nesten perfekt måte å kaste bort tid og penger som er nødvendig for implementeringen " - oppsummerer Urszula Kandefer, ekspert på interne kommunikasjonssystemer, Ideo.

Fordeler du ønsker å oppnå gjennom implementeringen.
Neste trinn er identifisering av forventede fordeler. De er ofte nært knyttet til målene som er oppgitt, for eksempel å definere økonomiske mål som overordnede, antyder hvilke fordeler som er viktige for oss. I dette aspektet er det verdt å velge så mange mål som mulig. En slik tilnærming vil lette implementeringsprosessen betydelig og vil på et senere tidspunkt avklare om implementeringen kan anses som en suksess eller ikke.

Spør deg selv: hvilke fordeler forventer du av intranettimplementeringen i organisasjonens strukturer?

• Gir raskere oppdatert / viktig informasjon til ansatte
• Innføring av en sammenhengende kommunikasjonspolitikk
• Mer effektiv utveksling av informasjon og dokumenter i organisasjonen
• Lavere kostnader til informasjon og dokumentutveksling
• Lavere kostnader og akselerere gjennomføringen av forretningsprosesser
• Tilbyr verktøy for kunnskapsledelse / personalopplæring
• Introduksjon av gruppearbeidsverktøy
• Integrasjon av spredte applikasjoner
• Bygging av et positivt bilde av selskapet blant de ansatte
• Teamintegrasjon
• Andre

"Det er en vanlig oppfatning blant kundene at implementatøren vil spesifisere hva de trenger et intranett til. Det er misvisende, så jeg anbefaler deg alltid å angi hvilke områder som bør forbedres. Bare på denne måten kan vi designe og implementere et intranett som oppfyller de virkelige forventningene, legger Urszula Kandefer til.
 

Budsjettet du ønsker skal forpliktes til formålet med gjennomføringen
Spørsmålet om budsjettet er viktig både for oppdragsgiver og for det gjennomførende selskapet. Ved å spesifisere hvor mye gjennomføringen skal gjøres vil entreprenøren kunne avgjøre om det er mulig å oppfylle alle byggherrens krav. Dette håndterer på en eller annen måte situasjonen når det angitte budsjettet er utilstrekkelig for å oppnå definerte mål. I dette tilfellet er det nødvendig å redusere rekkevidden av funksjonene implementert av plattformen eller å endre budsjettet på riktig måte.

Spør deg selv: hvilket budsjett planlegger din bedrift å allokere for implementeringen av plattformen?

• <30 000 PLN
• 30 000 PLN - 50 000. PLN
• 50 000 PLN - 100 000. PLN
• over 100 000 PLN

"Klienten har vanligvis ingen anelse om hvor mye penger implementeringen av et slikt system koster. Nøyaktig kostnadsestimat vil hjelpe deg å unngå skuffelse, for eksempel overforbruk før alt er vellykket implementert. Det er også verdt å huske at intranettet er et plattform som er designet for å utvikle seg i samsvar med behovene til organisasjonen. Med dette i tankene er det et godt alternativ å definere plattformelementer som er genuint nødvendige i begynnelsen og de som kan legges til senere, forklarer Urszula Kandefer .
 

Hva gjør intranettet, altså hvilke funksjonelle moduler du vil velge
Et intranett er et system med et bredt spekter av muligheter. De tilbudte løsningene er individuelt tilpasset en gitt virksomhet. Riktig design av individuelle komponenter i systemet øker nytten betydelig og garanterer tilpasning til behovene til en gitt organisasjon. Det skal bemerkes at valg av moduler også påvirker implementeringsbudsjettet - hvert ekstra alternativ som tilbys av intranettet øker kostnadene.

Nedenfor presenterer vi en rekke av de vanligste funksjonene systemet utfører. Dette er imidlertid bare eksempler, og dette er ikke en endelig liste. Systemet muliggjør design og implementering av løsninger strengt skreddersydd til behovene til en gitt organisasjon.

Spør deg selv: Hvilke funksjoner kan være nyttige i ditt intranettsystem?

Informasjonsside
Denne modulen er basismodulen i systemet og brukes hovedsakelig til å publisere informasjon som innhold, bilder, nedlastinger osv. (f.eks. sider viet historikk, firmabeskrivelse osv.). I tillegg er det mulig å sette inn tabeller, lage punktpunkter eller legge ved lenker. Den bruker en WYSIWYG grafisk editor for å lette publisering av et innhold.
 

Nyheter
Nyhetsmodulen brukes til å publisere oppdatert informasjon. Den lar deg publisere innholdet på to måter. Den første er snarveien til informasjonen som er gitt sammen med fotografiet, mens den andre er hele innholdet i den publiserte informasjonen sammen med andre delte bilder, filer, tabeller osv. For å forenkle innholdsdesign bruker den en grafisk editor WYSIWYG.
 

Fotogalleri
En modul for publisering av bilder og grafikk. Det gir mulighet for enkel og rask publisering av bilder på intranettet. Dessuten gjør det det mulig å gruppere dem i gallerier, samt å tildele beskrivelser eller etiketter. For en praktisk gallerivisning ble det brukt muligheten til å bla gjennom bildene ved å bruke knappene "neste", "forrige" uten å måtte lukke dem.
 

Kunngjøringer
En modul som gjør det mulig for hver ansatt å legge til enhver publikasjon. De trenger ikke kun dreie seg om faglige forhold.
 

Organisasjonsstruktur med adressebok
Løsningen som gjenspeiler organisasjonsstrukturen til bedriften. Ordningen tilsvarer inndelingen i avdelinger som de ansatte er tilordnet. Videre er den angitte strukturen slått sammen med de ansattes adressebok.
 

Ansattkort
Det presenterer all informasjon om den ansatte i systemet (eller i eksterne systemer som er integrert med det). Fordelen med modulen er automatisk innsamling av data fra ulike systemmoduler (f.eks. foto, kontaktdetaljer, fravær, brukeraktivitet osv.).
 

Ressursbooking
En modul som lar deg bestille ressurser i en bedrift (f.eks. biler, rom). Den ansatte har en mulighet til å bestille en valgt ressurs - for dette formålet sender han/hun informasjon til ressursveilederen. Hver av de eksisterende ressursene har en tildelt veileder som bestemmer om bestillingen skal aksepteres eller avvises. Denne modulen visualiseres via kalendervisningen.
 

Søk etter informasjon
Søkemotoren er et viktig navigasjonselement på en profesjonelt utarbeidet nettside. Det muliggjør enkelt og raskt søk etter informasjon etter nøkkelord. Det er også et alternativ for å søke etter nøkkelsetninger i tekstfiler (fulltekstsøkemotor).
 

Dynamiske spørreundersøkelser
Modulen lar deg designe selv et svært komplekst spørreskjema eller søknadsskjema. Resultatene av undersøkelsene som er utført lagres i en database; administratoren har tilgang til alle registreringer. Det er også mulig å eksportere data til en .xls-fil.
 

Kunnskapsbase / Dokumentdatabase
Modulen til Kunnskaps- / Dokumentbase lar deg lagre alle dokumentene som er nyttige i bedriften. Hvert dokument kan legges til på grunn av kategoriinndelingen. Kategorier er ordbokoppføringer, så det er en fleksibilitet når du legger dem til. Modulen er knyttet til autorisasjonssystemet – der kan du gi begrenset tilgang til dokumentene eller til hele kategorier.
 

Hendelseskalender
Modulen der bedriftshendelser vises. Avhengig av konfigurasjonen kan den deles inn i kategorier av arrangementer, f.eks. bedrifts- og interne - kun lagt til av kvalifiserte personer, bedrifter - delegasjoner, opplæringsmøter eller møter med kunder, og arrangementer der de ansatte selv kan dele interessante arrangementer om hvilke de vil gjerne informere sine kolleger.
 

Anmeldelser / kommentarer
Denne modulen lar deg legge til meninger eller kommentarer til det publiserte innholdet. Denne funksjonen er tilgjengelig for alle ansatte og håndterer nyheter og innlegg.
 

Forum
Denne modulen lar deg administrere forumet og forberede strukturen på riktig måte. Det gir også en mekanisme som muliggjør kommunikasjon mellom selskapets ansatte i sanntid.
 

Blogg
En modul som gjør det mulig for brukere å kjøre en blogg.
 

Chat
Det gjør det mulig å gjennomføre samtaler/intervjuer mellom ansatte eller for eksempel med avdelingsledere.
 

Internt ordresystem
Et system som muliggjør ordreutførelse av de ansatte. Ordreemnet er for eksempel reklamegaver, kontorrekvisita osv. I tillegg har kvalifiserte personer tilgang til ordrehistorikk, virtuelt lager og ordrestatistikk.
 

Dokumentflyt / styringssystem
Modulen består av en rekke løsninger for registrering og styring av sirkulasjonen av innkommende, utgående og interne dokumenter. Det muliggjør blant annet sirkulasjon av innkommende skrifter, fastsettelse av dato for behandling av en sak, kontroll over opplag, skanne skrifter, gjennomgå, akseptere, søke.
 

Kontraktsregister
Det gjør det mulig å registrere kontrakter og skanning av dokumenter. Det gir også muligheten til å legge inn gyldighetsperioden for hver kontrakt, tildele en veileder til kontrakten eller tilgang til kontraktsøkemotoren.
 

Ferieønsker
Modulen gjør det mulig å sende inn ferieønsker i elektronisk form, men hver av de innsendte søknadene krever godkjenning fra veileder. Videre er det også en feriekalender for hver av de ansatte.
 

Fakturaregister
Modulen muliggjør elektronisk registrering av fakturaer, korrekt dokumentsirkulasjon og elektronisk signering.
 

Helpdesk
Modulen lar deg administrere håndteringen av varsler og overføre dem mellom personer/avdelinger. Løsningen muliggjør nåværende overvåking av implementeringsstatus for hver rapport. I tillegg opprettes det på grunnlag av mottatte søknader en liste med de vanligste problemene.
 

Wiki
Et konsept som lar deg se og lage (redigere, endre, slette) innholdet på et nettsted direkte ved hjelp av en nettleser. Mekanismene den gir lar deg bruke modulen til gruppearbeid eller alle ansatte. Et eksempel på en slik handling er samarbeid om å lage en ordbok knyttet til en bestemt bransje.

" Modulstrukturen er en av de største fordelene med intranettet. Den muliggjør et individuelt utvalg av komponenter i henhold til personlige preferanser. I tillegg muliggjør det relativt enkel utvikling av intranettet i fremtiden. Alt er verdt å huske på på planleggingsnivå for å fokus på de MEST VIKTIGSTE elementene,» minner Urszula Kandefer om.
 

Intern intranettpromotering og brukeropplæring
Suksessen til den implementerte løsningen avhenger for det meste av passende forfremmelse og opplæring som gjennomføres for bruk av applikasjoner. Mangel på opprykk er en av de mest forferdelige feilene. Applikasjonen vil bare kunne nå sine mål hvis brukerne vil bruke den. I en situasjon der de ansatte i organisasjonen ikke ser poenget med å bruke en gitt løsning eller ikke vet hvordan de skal betjene det nye systemet, vil applikasjonen miste sin funksjon og implementeringen vil være meningsløs.

Spør deg selv: Hvordan vil promoteringen av det nye verktøyet / opplæring av intranettbruk bli gjennomført i din bedrift?

• Hvor raskt vil ansatte bli informert om de kommende endringene?
• Vil de bli invitert til å konsultere dem?
• I hvilken form vil promoteringen/opplæringen bli gjennomført?
• Vil promotering og utdanning bli implementert før applikasjonen lanseres?
• Vil disse aktivitetene bli utført på egen hånd, eller vil de bli bestilt til selskapet som implementerte plattformen?
• Hvem vil være ansvarlig for promoteringen/treningen? Vil styret eller et dedikert team av opinionsledere være involvert i denne prosessen?

Ekspertens mening - Urszula Kandefer: Å introdusere et intranett som tiltrekker oppmerksomheten til ansatte er en utfordring, og implementeringen av hele settet med funksjoner garanterer ikke suksess. Det er bare 1/3 av jobben. Den resterende delen er å gjennomføre gjennomtenkt promotering og pålitelig utdanning. Det er mange mulige former for denne informasjonsoverføringen, inkl. webinarer, opplæringsprogrammer, e-læringsplattformer eller trykt materiale. Uavhengig av meldingens funksjon er det viktig at det er forståelig for ansatte og at dets form er hensiktsmessig tilpasset virksomhetens art.

Konklusjoner

Riktig organisering og nøye vurdering av dine behov er nøkkelen til suksessen til det implementerte systemet. Før du kontakter selskapet vil du forplikte deg til å bygge intranettet, spesifisere dine forventninger til implementeringen og selve plattformen. Dette vil hjelpe deg å lage et system som er fullt personalisert og tilpasset driften av organisasjonen. Riktig forberedelse øker sjansen for en positiv oppfatning av endringer i organisasjonens område. Det vil også gjøre deg i stand til å forkorte hele prosessen og spare penger som er tildelt den.