8 steg til en god IT-investering

**automatisk oversatt tekst**

Basert på fakta

For over et tiår siden bestemte teamet Paints and Varnishes Plant Sniezka SA seg for å lansere dokumenthåndteringssystemet. Deretter ble prototypen laget. Programvaren ble vellykket implementert og mottatt, og det som er viktig, har fungert til i dag. Dette prosjektet beviser at en IT-plattform kan forbedres med årene og uten å miste nytten og attraktiviteten.

Izabela Chmiel, Śnieżkas styrekontorsjef, forklarer: "Økningen i en rekke dokumenter levert til selskapet, og vanskelighetene med riktig og rask flyt, gjorde at vi søkte etter den riktige løsningen. Vi definerte våre mål og sjekket implementeringen i andre Et av de avgjørende øyeblikkene var imidlertid presentasjonen av denne ideen for styret. Etter deres godkjennelse gikk saksbehandlingen problemfritt, og nye team ble involvert steg for steg."

Det er mange viktige aspekter som vil bidra til å minimere risikoen for systemimplementering og øke godkjenningen i selskapet. Vi valgte ut de viktigste og beskrev dem nedenfor.

1. Informer ansatte om planene dine

Implementeringen av den nye IT-løsningen er et av de elementene som din medarbeider bør vite om så snart som mulig. Til slutt vil det gjøre hverdagen deres mye enklere. Systemet vil også endre tidligere kjente prosedyrer som du bør forberede dine arbeidere på på forhånd.

2. Involver deg i den kreative prosessen
Selv om det er én ting å informere arbeiderne dine om planer, bør du også vurdere å involvere dem i den kreative prosessen med plattformdesignet. Til slutt vil de bruke det hver dag. Du bør spørre dem hvilke prosesser som er de vanskeligste eller mest tidkrevende, samt hva som vil forbedre arbeidet deres – verktøy, løsninger, forbedringer. Ikke alle ideer vil være mulig å gjennomføre, men takket være disse forslagene vil systemet fullt ut oppfylle ansattes forventninger. Dessuten er deltakelsen i selve den kreative prosessen et tegn på takknemlighet og respekt.

Tips: Ved å delta i den kreative prosessen får ansatte ikke bare et verktøy som oppfyller deres krav. De er også delvis ansvarlige for suksessen, noe som gjør at de bruker den oftere.

3. La dem teste
La dine ansatte (alle eller bare en gruppe) teste den forberedte løsningen. Kontrollen av verktøyet vil tillate å diagnostisere mulige feil i tidlige stadier og forbedre funksjonene som krever modifikasjon. Hensikten med testingen er å gjøre verktøyet mer brukervennlig. Det vil også hjelpe ansatte med å bli kjent med det, noe som kan redusere treningstiden i fremtiden.

4. Lag pent, attraktivt IT-system
Den må være intuitiv, praktisk og enkel å bruke, slik at hver person er fornøyd med den. Det er veldig viktig, spesielt når du lovet en plattform med slike funksjoner. Ellers kan vi oppnå det motsatte av hva vi hadde tenkt, og arbeidsproduktiviteten kan reduseres.

5. Opplæring av ansatte
Uansett om/eller hvor involvert i den kreative prosessen var dine ansatte, er det verdt å organisere opplæringen utført av selskapet som leverer plattformen. Det vil hjelpe ansatte med å oppdage alle plattformens funksjoner og utnytte potensialet fullt ut. Opplæringen varer ikke lenger enn et par timer, og det vil helt sikkert være gunstig for brukere av systemet.

6. Be om tilbakemelding
På samme måte, som i hvert produkt, er det visse situasjoner som oppstår i IT-systemet som påvirker plattformens ytelse. Alle ansatte bør vite hvem de skal kontakte ved feil. Oppmuntre dem også til å rapportere eventuelle uklarheter umiddelbart etter at de har oppstått.

Tips: Den avgjørende praksisen er å gjennomføre regelmessige undersøkelser blant ansatte. I korte spørreskjemaer kan du be om en evaluering av spesifikke aspekter, egne observasjoner og ideer til forbedringer. Det neste trinnet kan involvere individuelle intervjuer som virkelig kan bidra til å finne riktige løsninger.

7. Plattformovervåking
De fleste selskaper gjør feilen som potensielt kan skade systemet deres. De glemmer ofte at etter implementeringen av plattformen må de overvåke den konstant. Det er verdt å analysere ytelsen og oppgradere den med jevne mellomrom. Når du velger systemets leverandør, sørg for at det tilbyr overvåkingsverktøy. De automatiserer og hjelper til med å verifisere aspekter som tiden brukt i en bestemt modul, tidspunktet for å utføre visse aktiviteter eller populariteten til spesifikke elementer og funksjoner.

8. Utvide, modernisere, forbedre
I prosessen med å utvide bedriften kan man ikke glemme IT-systemer som brukes i arbeidshverdagen. For å opprettholde deres attraktivitet og ytelse.

Tips: Prøv å lage mekanismen som lar brukere legge igjen forslag som senere kan forbedre plattformen.