10 tips om hvordan du lykkes med å implementere PIM i din bedrift

**automatisk oversatt tekst**

Produsenter og selgere fokuserer ikke bare på forbrukeropplevelsen, men også på å gi produktinformasjon av riktig kvalitet. 

Både produksjonsbedrifter og e-handelsindustrien henvender seg til produktstyringssystem, også kjent som PIM, for å forbedre kvaliteten på produktbeskrivelser, effektivisere dataadministrasjon og arbeidsflytprosesser og øke produktiviteten.

PIM er en kraftig teknologi som ikke bare kan forbedre interne prosesser, men også øke salget, redusere nivået på produktretur og antall forlatte vogner .

For at implementeringen av PIM skal gi det forventede resultatet, er det viktig å handle riktig og effektivt helt fra begynnelsen.

 

 

For å gjøre dette, må du fokusere på å velge løsningen som ikke bare vil møte dine forretningsbehov, men også sikre riktig implementering i organisasjonen. Hvis bedriften din er klar til å implementere et PIM-prosjekt, er det på tide å lese de 10 beste tipsene om hvordan du gjør det effektivt.

Vil du vite mer? Les artikkelen

PIM-verktøy (Product Information Management)

Kostnader ved implementering av PIM

Når du administrerer produktinformasjon, enten du er en del av e-handelsbransjen, en produsent eller distributør, trenger du et passende system som samler all data på ett sted. Når det gjelder nettbutikker, kan situasjonen være enda enklere, da de som oftest allerede har datastyringssystemer.

Disse systemene er ikke de mest effektive; Imidlertid vil PIM enkelt integreres med dem for raskt å overta deres ansvar. Nøkkelen til suksess er å planlegge riktig datamigrasjonsvei.

Hvis du ikke er en del av e-handelsbransjen, må du vanligvis starte fra ingenting. Nedenfor er det trinn som vil lette effektiv implementering av PIM i din bedrift.

Hvilke forretningsfordeler får en produsent etter implementering av PIM? Du kan lære mer om dette i denne artikkelen.

Trinn 1. Skriv ned målene dine

Essensen av enhver effektiv implementering av IT-systemet ligger i å definere mål og oppgaver – uten dette er det ikke mulig å effektivt implementere prosjektet.

Still deg selv noen spørsmål:

Hva ønsker du å oppnå ved å implementere PIM?
Ønsker du å forbedre kvaliteten på produktinformasjonen? Øke ansattes effektivitet og produktivitet? Kanskje det kan redusere kostnadene ved å introdusere en enkelt, multifunksjonell plattform?

Sørg for at du kjenner og forstår målene dine før du går videre til å designe datastrukturen din, hjertet av PIM-systemet.

Hvorfor er det å forstå behov og sette mål et så viktig element i design? Les artikkelen

Pre-implementeringsanalyse og prosjektets suksess

Trinn 2. Velg og definer systembrukere

Vet du hvem som skal bruke PIM-systemet i din bedrift? Du må identifisere alle beslutningstakere som vil være ansvarlige for å legge inn data og eventuelle endringer og modifikasjoner.

Dette er innledende fra et informasjonsvernsynspunkt, slik at kun autoriserte personer har full tilgang til det. Dette reduserer også kaoset og fordeler ansvaret kun til spesifikke ansatte, noe som gjør at de jobber mer effektivt og holder data i riktig kvalitet.

Bli kjent med brukernes behov og deres krav til systemet slik at grensesnittet utformes så godt som mulig. Den kan nås via en nettleser eller en datamaskin eller mobilapplikasjon.

Trinn 3. Angi riktig plassering av dataene dine PIM gir deg et valg

Avhengig av dine behov kan dataene dine være sentralisert eller desentralisert. Store selskaper velger oftest den første modellen for informasjonsinnsamling på grunn av det brede spekteret av produkter og den komplekse strukturen til selskapet.

Takket være den sentrale databasen har alle avdelinger i selskapet enkel tilgang til omfattende informasjon. Når det gjelder de desentraliserte PIM-systemene, brukes de av mindre organisasjoner, der hvert team administrerer sine data. Plasseringen deres avhenger av dine individuelle behov.
 

Trinn 4. Identifiser de viktigste prosessene og systemfunksjonene

Etter å ha bestemt beslutningstakere og dataplassering, er et avgjørende skritt å planlegge forretningsprosesser og deres arbeidsflyter. Nøkkelsaker:

• Identifikasjon av produktfamilier og deres attributter – produktfamiliene er deres kategorier, mens attributtene definerer funksjonene som beskriver deres spesifikasjoner. Dette stadiet er ekstremt viktig, spesielt for produsenter og distributører som ennå ikke har produktdata i et annet system.

Takket være dette er det mulig å fremskynde prosessen med å beskrive produkter, og kundene vil kun kunne se informasjonen de er interessert i på et gitt øyeblikk. Når det gjelder attributter for hver av produktfamiliene, bør tilnærmingen være minimalistisk (MVP), f.eks. 15 egenskaper per produkt.

Takket være dette vil du raskt kunne fullføre data i påfølgende produkter og utvide informasjon i fremtiden.

• Import og eksport av data – hvordan prosessen med å legge til et produkt skal se ut, vil eksport av data til distributører påvirke oppnåelsen av forretningsmål.
   
• Integrasjon med andre systemer – PIM integreres perfekt med andre teknologier som allerede finnes i din bedrift. Takket være dette vil du forbedre det eksisterende arbeidet og opprettholde konsistens, for eksempel med produkt-SKU.
   
• Dataarbeidsflyt – jevn arbeidsflyt av produktinformasjon er et hovedelement i PIM-systemet. Som et resultat er man i stand til å laste ned og overføre sortimentsdata på en toveis måte nesten i sanntid. Når du designer arbeidsflyter, er det viktig å bestemme tillatelser.

På denne måten vil kun spesifikke personer i bedriften ha tilgang til noe informasjon – som et resultat av dette opprettholdes datakvaliteten. Takket være dette sparer du tid og minimerer risikoen for publisering av feil produktinformasjon.

Når du designer et PIM-system, kan du berike det med tilleggsfunksjoner avhengig av individuelle behov og leverandøren du velger. Noen av dem er:

• Oversettelse til ulike språk både når det gjelder administrasjon/driftspanel – systemet kan støttes på ulike språk fra brukernivå, men også når det gjelder støtte på området oversettelse av all produktinformasjon.
   
• Integrert DAM (Digital Asset Management),
   
• PDS (Product Data Syndication) - publisering og deling av produktdata i ulike kanaler adressert til kunder, markeder, selgere og mange flere, som tar sikte på å opprettholde en konsistent og enhetlig intern datainnsamlingsprosess, standardisere hvert kontaktpunkt og sikre en jevn publisering basert på forretningsprinsipper og bedriftens kvalitetsstandarder,
   
• Omnikanal-støtte - all informasjon om produkter og regler for salg er tilgjengelig fra ett hovedsted.

Les hva DAM-plattformen er og hvordan kan du bruke den i din virksomhet? DAM-plattformer – «ny» aktør i digitaliseringsspillet
 

Trinn 5. Vurder datamigreringsbanen

Når alle prosesser er definert og produktdataene er riktig forberedt, er det på tide å overføre dem til PIM-systemet. Hensikten med dette trinnet er å inkorporere denne løsningen i selskapets systemer og integrere den med teknologier for til slutt å bli hovedplattformen.

Selv om dette ikke er vanskelig for produsenter eller distributører på grunn av mangelen på andre informasjonsstyringssystemer, er det i e-handelsindustrien det mest kjedelige stadiet av PIM-implementering. Dataene overføres til PIM-en startes. Dette er imidlertid et stort skritt for å sikre effektiv styring av produktbasen.
 

Trinn 6. Planlegg datahåndteringen

Det er viktig å sikre kvaliteten og nøyaktigheten til produktinformasjonen. PIM-systemet viser ikke bare hvordan man administrerer informasjon, sikrer nøyaktigheten og konsistensen av produktdata, men modellerer det også – komponerer relasjoner og koblinger mellom datasett, skaper kategorisering og hierarki.

Ved å sette klassifikasjonsstandarder gir det bedrifter muligheten til å konstruere fleksible og skalerbare datamodeller. Kvaliteten deres er ansvarlig for fullstendigheten av informasjonen og den gradvise berikelsen, samt for revisjon.

På dette stadiet må du sørge for at du har en plan for å administrere og regulere produktdata og for å kontinuerlig utvikle dem for operasjonell analyse – enten du har etablert et datalager, en applikasjonsserver og et grensesnitt basert på brukerbehov. Disse tre komponentene jobber sammen for å sikre at alle interesserte parter kan få tilgang til, administrere og oppdatere produktinformasjon.
 

Trinn 7. Velg leverandør

Å velge riktig leverandør sikrer gjennomføring i tide og innenfor budsjett, med tanke på alle nøkkelfaktorene for å lykkes med prosjektet ditt. Spørsmål å ta hensyn til på dette stadiet:

• sammenligne tilbudene fra forskjellige leverandører,
• sjekk om de har jobbet i din bransje så langt,
• sende inn en forespørsel om tilbud til spesifikke leverandører,
• vurdere og velge tilbudene,
• få en personlig DEMO for bedriften din,
• ta ditt endelige valg.

Kontakt oss . Vi vil analysere behovene til virksomheten din og foreslå  hvilken PIM-plattform som passer best for dens utvikling . 
 

Trinn 8. Beregn totalkostnaden for PIM

For å unngå strategirisiko bør du kjenne til og forstå de totale kostnadene ved å implementere PIM. Følg med på:

• lisenskostnad per bruker,
• potensielle risikorelaterte kostnadsforpliktelser,
• erstatningskostnader,
• kostnadene for selve PIM-implementeringen,
• gebyrer knyttet til løpende vedlikehold.
  
  

Trinn 9. Forhandle og avgjør

Før du bygger hele PIM-implementeringsstrategien, er det viktig å kjenne alle mål og prioriteringer angående prosjektet ditt. Når du velger leverandør, sett spesifikke krav, ved å vurdere kort- og langsiktige mål.

På dette stadiet er det viktig å sette tidsfrister, vilkår om konfidensialitet og fastsettelse av risikonivå. Når du har definert alt med leverandøren, kan du gå videre til implementeringen av PIM-systemet.
 

Trinn 10. Implementer, test, overvåk

Under implementeringsfasen er testfasen viktig. I begynnelsen blir et lite antall produkter introdusert i systemet, og deretter vurderes alle utvalgte funksjoner; om plattformen er riktig integrert med andre systemer, hvordan datamigrering gjøres.

Takket være dette kan du fortløpende vurdere om systemet oppfyller dine forventninger eller om noen modul må tilpasses bedre. På denne måten sjekker du ikke bare om en PIM fungerer som den skal, men også om all produktinformasjon er konsistent. I tillegg gir testfasen en mulighet til å verifisere implementeringen av prosjektforutsetningene utviklet under pre-implementeringsanalysen.

I tillegg til å teste på en prøvedata, er det verdt å utføre integrasjonstester på mer informasjon for å verifisere ytelsen til systemet. Dette vil tillate deg å finne serverressursene du trenger å endre til rett tid.

I testfasen er onboarding av dine ansatte viktig – du sjekker ikke bare om systemet oppfyller dine forventninger, men også om systembrukerne finner seg i en ny løsning.

Deres forslag vil være viktige i testfasen, da hver endring vil gjenspeiles i deres ytelse og arbeidseffektivitet. Etter å ha bestått testene og akseptert det av hele teamet, kan PIM-plattformen implementeres og gjøres tilgjengelig for beslutningstakere.

På dette stadiet foregår installasjonen, konfigurasjonen og den endelige klargjøringen av infrastrukturen som selskapet jobber på – en sky, en applikasjon eller en nettleser.

Ikke behandle implementeringen av PIM som et engangstrekk, det er et stort prosjekt og en prosess som gir mulighet for en helhetlig tilnærming til å administrere produktbasen. Det er verdt å hele tiden overvåke, optimalisere og supplere med nye elementer for å utvikle virksomheten.

I et dynamisk skiftende miljø er det umulig å effektivt produsere eller selge uten PIM-verktøyet. En bedrift som ønsker å gjennomgå en digital transformasjon bør fokusere på automatisering og synkronisering av oppgaver.

Implementeringen av PIM-systemet er et steg mot forretningsutvikling. Dessuten kan et velvalgt og konfigurert system administrere en stor mengde data og produktinformasjon. Det gjør det mulig å organisere dem på en slik måte at de intuitivt administreres på hver salgskanal.

Dette reduserer mengden manuelt arbeid som skal utføres betydelig og øker kontrollen over selskapet.

Det gir mulighet til å spare tid og kostnader, og påvirker produktkommunikasjonen positivt. Dette verktøyet letter og automatiserer en betydelig del av arbeidet, reduserer driftskostnadene og åpner for ytterligere muligheter for å erobre nye markeder.